书信的基本格式

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书信是人们互通情况、交流思想、商量事情的一种应用文，它分成一般书信和专用书信两种。

1、一般书信。

一般书信是指同志之间，亲友之间来往的私人书信。这种书信可写的内容是非常广泛的。跟人家说情况，谈

看法，抒发感情，请别人dai办事情等，都可以作为写信的内容。另外，别人给你写信，你要写回信，答复或

说明人家在来信中提到的问题或事情。再说，同学们写信，还有一种特殊的情况，那就是用书信的形式写文

章。小学课本里就有这样的要求。如果在信中，或向对方叙述一两件有意义的事，或向对方介绍一个自己熟

悉的人，或向对方描述风景优美的一个地方，或向对方说明一个事物的特点，那就是借写信在记事、写人、

绘景、状物了。这样的书信，要求就比较高了。

一般书信可分为称呼、正文、结尾、署名、日期五个部分，每个部分都有一定的格式。

（1）称呼。根据自己和收信人的关系，平时怎么称呼，在信中就怎么写。如给爸爸写信，称呼就写“爸

爸”；写信给老师、同学的信，称呼就写“*老师”、“**同学”。称呼要从第一行顶格写起。称呼后面要

加冒号（：），表示下面有话要说。

（2）正文。这是信的主要部分。写信人要说的话都写在这里。正文的开头空两格，通常先写问候的话。如

果是回信，先要写明来信收到，并对来信中提及的问题或要求办理的事情作出回答。如果写的事情较多，可

以分段写，一件事情写一段。每段起行空两格，转折顶格。

（3）结尾。结尾可根据写信人跟随收信人的关系和具体情况，写上表示祝愿，勉励或敬意的祝颂语。如

“此致敬礼”、“祝你健康”等等。祝愿语一般分两行写。以“此致敬礼”为例，“此致”可以紧接正文之

后写，也可以另起一行空两格写，“敬礼”则一定要另起一行顶格写。

（4）署名。在结尾的再下一行的后半行写自己的名字，署名的前面也可以写上跟随对方相应的称呼，如

“儿”、“弟”、“学生”等等。

（5）日期。可以写在署名的后面，也可以写在署名下一行的后半行。最报写清年月日，以便查考。

此外，如果信已经写完，又发现内容有遗漏，或某件事叙述不够全面时，在信的后面还可以补写。但是在补

写的话前面要加上“还有”、“另外”、“再”；或在后面加上“又及”等字样。

信写好了，要寄出去，还必须要有信封。现在的标准信封是横写的。信封上面写惧人的邮政编码、收信人地

址；中间写收信人的姓名；下面写寄信人的地址、姓氏及邮政编码。

书信写得好不好，关键在正文。写信的正文，要注意以下几点：

（1）说要说清楚明白。写信时，不管目的是什么，都必须把话写得清楚明白。因为，收信人不在你的身

边，你不把话写得一清二楚，人家看了就会不明不白，甚至发生误会。因此，写信时必须考虑好要写哪几件

事情，先写什么，后写什么，用简洁的语言把你要写的内容叙述得清清楚楚。

（2）书信感情要真挚。写信就是和收信人交谈，只是交谈时，收信人不在面前，而是通过书面语言把要说

的话写出来。说话要有感情，写信同样要有感情。母子之间、师生之间、朋友之间......写信时都要表示自己

的一番真情。

（3）语言要得体。写信时要注意写信人和收信人的关系。关系不同，用语要有所不同。给长辈写信，要用

敬语；给同辈写信，也要讲礼貌。

一般书信又分成给亲人的信，给老师的信、给同学朋友的信、给名人的信、给领导的信。

给亲人的信，是一般书信较常见的一种。因为离别亲人，才必须给亲人写信，因此信中一般要写出对亲人的

思念之情，要向亲人表示问候。本书所选取登的给亲人的信，在这方面都写得比较好。

给老师的信，可以向老师表示谢意，可以向老师汇报自己的收获，也可以向老师提意见。在向老师提意见

时，一定要态度诚恳，用词宛转，讲究礼貌。

给同学朋友的信，可以交流情况，商量问题，委托办事，规劝指正，回忆友谊，表示慰问......总之，信的内

容非常丰富。给同学朋友写信，要热情，讲礼貌，即使是规劝指正，介绍经验等，也应晓之以理，施之以

情，措词委宛，语气亲切。

给名人的信，一般要对这些有成就的人表示崇敬、赞颂，但称颂褒奖名人，一定要掌握分寸，实事求是，不

要夸大过分。

给领导的信，一般是提出建议，反映问题，要求帮助等。写信时，一定要实事求是，不要提出不切实际的建

议，反映问题要准确，要预先进行调查研究。

2、专用书信。

专用书信就是具有专门用途的书信。专用书信，一般内容单一，格式固定。有称呼、正文、结尾、署名、日

期五个部分。但它常用标明性质的标题，写在第一行中间；正文内容简短，语言亲切、热情。正文后面有

“此致敬礼”等习惯用语。最后是署名，如果署名是单位，还要加盖公章。

专用书信种类较多，下面仅介绍表扬信、感谢信、慰问信及倡议书。

（1）表扬信。

表扬信是表扬某个集体或个人的先进思想和先进事迹的一种书信。表扬信要写明写信表扬人是谁，表扬他的

什么事情，写表扬信的人名或单位，写信的时间等等。写表扬信时，对被表扬人（单位）的先进事迹和模范

行为要写得具体，评言要有感情。这样，能使受表扬人（单位）得到鼓舞，对其他人（单位）也有教育作

用。本书所选登的两封表扬信，一个写信表扬的是单位（居委会计室，一个写信表扬的是个人，这两封信的

格式、内容都达到了要求。

（2）感谢信。

感谢信是为了感谢某单位或某个人的关心、支持、帮助所写的一种书信。

感谢信的内容：主要应该写明在什么时候，因为什么事情，得到对方的哪些帮助，并表示感谢。

感谢信要在第一行中间写上“感谢信”三个字。其他的格式跟普通书信相同。感谢信可以直接寄给对方，也

可以贴在公共场所。

（3）慰问信。

慰问信是对某些单位或个人的突出工作，或遭到什么不幸表示慰问、问候、致意而写的一种书信。慰问信的

正文，应包括为了什么事慰问对方，要怎样向对方学习，或支持、关心、帮助对方。

（4）倡仪书。

倡议书是个人或单位为了倡导开展某项活动，而向有关的人或有关方面发出的信。

倡议书的内容主要有两部分：第一部分是写倡议的目的是什么，语言要清楚明白，有关的人或者有关方面才

会积极响应；第二部分是倡议什么。倡议书的内容要符合实际需要，实事求是地指出，写具体，要求不要过

高也不要过低。

倡议书通过登载报刊，或印发，或张贴公共场所让人们知道。

附: 称呼顶格打冒号

     先向亲友问个好

     正文段落空两格

     一件一件不乱套

     正文写完写祝福

     健康快乐常祈祷

     署名日期不颠倒

     工整写在右下角